こりゃ、かなりスッキリ。プロジェクト管理

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プロジェクト管理の何が負担かというと、突き詰めるとストレスです。

•納期守らなきゃ!遅れちゃう
•あのひと、進めてるのかな?
•あそこが遅れるとあそこも遅れちゃう!
•あそことあそこの調整は・・・

こういったことに気を配ったりの積み重ね、他の人の動きの把握、メンタルケアなど・・
様々なことにエネルギーや気を使うからストレスが溜まります。


LDMプロジェクト全体の業務ボリュームが多くなって、スタッフさんや、協力会社さんまで全体を把握するのが困難になり初めています。

プロジェクト管理は、かなり苦手な分野なので、
僕の場合には、会社員の頃から、そもそも管理しないで済むようなシステム化をどうやってするか、知恵を絞ってきました。

特に、日常業務って工夫次第で管理する必要はかなり減るんですよね。

誰が何やって、責任者でどう進んでいるか、遅れはどこかとか、気を配るのが死にたくなるタイプなので(笑)むしろ、後々の楽を考えて手間がかかっても仕組み化したいほうなのです。

最近は納期管理が全般的に煩雑になりつつありました。

思い切ってこのようにすることにしました。

 

納期管理のルール

 


•納期は、15日と月末、二種類のみ!

•納期確認も、基本15日と月末のみ行う!

•納期遅れは、責めない。優先順位が単に低かっただけと判断し、15日ずらす。

•納期を15日ずらしたものは、カウントする

•納期ずらしカウントが七回目、つまり二ヶ月遅れたものは、
 そもそもやらなでいいものだろうと判断し、管理表からはずす。

•はずしたものについては、三ヶ月おきに定点観測して、
 無駄な仕事を『入れたくなるパターン』を見つけ出す。
 多分、そもそもいらないはずのものをなぜか、
 『必要だ』と判断してしまう要因を作り出す心理的要因が隠されている。

 

 

 

この方式のポイント

 

その1
『業務毎に納期を管理しない』なので、あそこはいつまでだっけ?と気を回さなくてもいい。

その2
納期遅れがストレスにならない。
納期遅れがでた場合には、そもそも優先順位が、低いということなのでやらなくてもいことだと判断します。
または、遅らせてしまう心理パターンがありそうな場合には、それを見つけてなくしてしまうという対策をします。
納期遅れだからといっていちいちそこで担当者を責めないことになります。

 

 

この方式の前提・まとめ

 

前提として、適材適所にして、苦手な作業はしてもらわず、
意分野に各担当者を集中できる環境をつくるということがあります。



納期遅れのかなりの原因が『苦手分野を業務だからとむりやりやせる』こと、
『ひとりに過剰な責任と仕事量を負わせる』ということです。


基本、『みんな精一杯頑張ってる。』という前提に立ち、
できなかった場合にその人を責めるのではなく
『そもそも、それ本当にやる必要があったの?』という視点に立って見直すことで
お互いに管理・監視するストレスが軽減されて行きます。





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